まず結論：会議にかかる時間は、AIを使えば半分以下にできる
会社員が1日で最も時間を使うことのひとつが「会議」です。
会議そのものだけでなく、準備・議事録作成・フォローアップまで含めると、1回の会議で2〜3時間かかることもあります。
このすべてにAIを活用すると、同じ会議を1時間以内に終わらせることも難しくありません。
この記事では、会議の前・中・後それぞれでAIを使う具体的な方法を紹介します。
会議の「前・中・後」すべてでAIが活躍する
会議の前：アジェンダと資料準備をAIに任せる
会議前の準備で一番時間がかかるのが「アジェンダ（議題）作り」と「資料まとめ」です。
AIを使ったアジェンダ作成：
ChatGPTに以下のように入力するだけで、会議のアジェンダが自動で作れます。
以下の内容で30分の会議のアジェンダを作ってください。
・目的：来月のキャンペーン内容の決定
・参加者：営業部3名、マーケティング部2名
・決めたいこと：予算・スケジュール・担当者時短効果： アジェンダ作成30分 → 約5分
AIを使った事前資料のまとめ：
会議で使う参考資料が複数ある場合も、テキストをAIに貼り付けて「重要なポイントだけ箇条書きでまとめて」と頼むだけです。
分厚い資料も、5分以内に要点だけ把握できます。
会議の中：メモをシンプルにする
会議中は、完璧な議事録を書こうとしなくてOKです。
AIに任せるので、キーワードと決定事項だけをメモすれば十分です。
会議中にメモすること（最小限でOK）：
- 決まったこと
- 次のアクション（誰が・何を・いつまでに）
- 未解決の課題
会議中は発言と議論に集中できます。
会議の後：議事録を3分で完成させる
会議が終わったら、メモしたキーワードをAIに渡します。
AIへの入力例：
以下のメモをもとに、ビジネス文書として読みやすい議事録を作ってください。
【日時】3月23日 14:00〜14:30
【参加者】田中・佐藤・山田
【決定事項】来月のキャンペーン予算は50万円
【次のアクション】田中が3/25までに企画書作成、佐藤が会場手配
【未解決】SNS広告の担当は来週決定AIが作る議事録のイメージ：
- 日時・参加者・目的が整理される
- 決定事項が箇条書きでわかりやすくまとまる
- 次のアクションが担当者ごとに整理される
時短効果： 議事録作成30〜60分 → 約3〜5分
会議の後：フォローアップメールも自動化
議事録ができたら、参加者への共有メールもAIで作れます。
上記の議事録をもとに、参加者全員への共有メールを書いてください。
件名・本文・署名欄の構成でお願いします。メール作成もたった1〜2分で完成します。
1回の会議でどれだけ時短できるか
| 作業 | AIなし | AIあり | 削減時間 |
|---|---|---|---|
| アジェンダ作成 | 30分 | 5分 | ▲25分 |
| 事前資料まとめ | 30分 | 5分 | ▲25分 |
| 議事録作成 | 45分 | 5分 | ▲40分 |
| フォローアップメール | 15分 | 2分 | ▲13分 |
| 合計 | 120分 | 17分 | ▲103分 |
1回の会議で約1時間40分の短縮。週に3回会議がある方なら、週に5時間もの時間が生まれます。
まとめ：会議の「前・中・後」すべてをAIにサポートさせよう
今回のまとめです。
- 会議前：アジェンダ・資料まとめをAIに任せる
- 会議中：完璧なメモは不要。キーワードだけ記録する
- 会議後：メモをAIに渡して議事録・共有メールを3分で完成
「会議が多くて仕事が終わらない」という方ほど、AIの効果を実感できます。
まずは次の会議の議事録をAIで作ってみるところから試してみてください。
この記事は「わかるAI」が、むずかしいAIニュースをやさしい言葉でお届けしています。
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